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采购员的工作职责

来源:今日头条 编辑:刘波 浏览量:48 发布时间:2018-10-30

文章摘要:采购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的动作是相当重要的。

  采购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中,产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料,在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工,他/她们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。
 
  A 采购员的工作内容
 
  A-1搜集信息
 
  (1)充分了解请购材料的品名、规格。
 
  (2)调查市场行情。
 
  (3)搜集有关供应商的资料。
 
  (4)搜集有关替代品的资料。
 
  (5)搜集有关品质及其他方面的资料。 A-2询价
 
  (1)选择询价对象。
 
  (2)询问价格。
 
  (3)整理报价资料。
 
  (4)选择议价对象。
 
  A-3比价、议价
 
  (1)经成本分析后,拟定底价,设定议价目标。
 
  (2)决定采购条件(向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等)。
 
  (3)了解其他供应商价格是否较低。
 
  (4)考虑价格上涨下跌因素。
 
  (5)估算运费、保险费及关税。
 
  (6)核对付款条件。
 
  (7)比较交货期限。
 
  A-4评估
 
  (1)同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。
 
  (2)供应商是否为信誉良好的生产厂家。
 
  (3)供应商是否有必要办理售后服务。
 
  (4)供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。
 
  (5)是否需要开发其他供应商或外购。
 
  A-5索样
 
  (1)索取样品。
 
  (2)整理检验结果并进行比较。
 
  A-6决定
 
  (1)选择适当的供应商。
 
  (2)签订采购合约。
 
  A-7请购
 
  (1)按物料计划计算请购物料数量与交期。
 
  (2)请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。
 
  (3)分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。
 
  A-8订购
 
  (1)订购单函寄或传真至供应商。
 
  (2)向供应商确定价格、品质要求、交货期等。
 
  采购讲堂:采购员的工作职责
 
  A-9协调与沟通
 
  (1)对能否达到交期,供应商要及时回复。
 
  (2)不能达到者及时联络协调,以确定一个合适的交货期。
 
  A-10催交
 
  (1)无法于约定日期交货时联络请购部门(物料控制部)并进行交易异常控制。
 
  (2)逾期未交货者应加紧催交。
 
  (3)督促收料单。
 
  (4)控制长期合同的交货。
 
  A-11进货验收
 
  (1)进货的品质验收。
 
  (2)进货的数量验收。
 
  A-12整理付款
 
  (1)核对各种手续是否完备。
 
  (2)发票抬头与内容是否相符。
 
  (3)发票金额与请购单价是否相同。
 
  (4)是否有预付款或暂借款。
 
  (5)是否需要扣款。
 
  B 采购员的岗位职责
 
  采购员的职责是完成采购部门的采购任务。具体如下:
 
  a.了解采购部门的职责权限
 
  采购部门的职责权限如下:
 
  (1)审查请购单的内容,包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。
 
  (2)与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。
 
  (3)执行采购功能,包括询价、比价、议价及订购。
 
  (4)交货的稽催与协调。
 
  (5)物料的退货与索赔。
 
  (6)物料来源的开发与价格调查。
 
  (7)采购计划与预算的编制。
 
  (8)国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。
 
  (9)供应商的管理。
 
  (10)采购制度、流程、表单等的设计与改善。
 
  采购部门的职责按其重要性来排列,其前九项重要工作项目顺序如下:
 
  (1)评估现有的供应商。
 
  (2)选择及开发新的供应商。
 
  (3)安排采购及交货日期。
 
  (4)谈判采购合约。
 
  (5)从事价值分析的工作。
 
  (6)自制或采购(外包)的决策。
 
  (7)指 定运输方式。
 
  (8)控制交货。
 
  (9)租赁或买断的决策。
 
  b. 熟悉采购核准权限
 
  采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下:
 
  b-1物料
 
  (1)请购金额预估在一万元以上者,由采购主管核准。
 
  (2)请购金额预估在一万至五万元者,由采购经理核准。
 
  (3)请购金额预估在五万元以上者,由总经理核准。
 
  b-2财产
 
  (1)请购金额预估到二千元以下者,由采购主管核准。
 
  (2)请购金额预估到二千元至二万元者,由采购经理核准。
 
  (3)请购金额预估到二万元以上者,由总经理核准。
 
  b-3总务用品
 
  (1)请购金额预估到一千元以下者,由采购主管核准。
 
  (2)请购金额预估到一千元至一万元者,由采购经理核准。
 
  (3)请购金额预估到一万元以上者,由总经理核准。
 
  c. 采购员的职责
 
  采购员的职责如下:
 
  (1)经办一般性物料采购。
 
  (2)查访供应商。
 
  (3)与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。
 
  (4)要求供应商执行价值工程的工作。
 
  (5)确认交货日期。
 
  (6)一般索赔的处理。
 
  (7)处理退货。
 
  (8)收集价格信息及替代品资料。
 
  (9)请购单、验收单的登记。
 
  (10)订购单与合约的初步拟订。
 
  (11)交货商来访的安排与接待。
 
  (12)供应商来访的安排与接待。
 
  (13)采购费用的申请与报销。
 
  (14)进出口文件及手续的申请。
 
  (15)电脑作业与档案管理。
 
  (16)承办货物保险及公证事宜。
 
  C 采购员的素质要求
 
  作为一名合格的采购员,必须有“才能”与“品德”兼备,“知识”与“经验”共存,才能更好地履行采购作业。
 
  采购员必须是一名谈判者。他/她拥有最佳供应商的选择能力;与工程人员共事的能力;绝佳人际关系处理能力;同时还有个法律专家。
 
  采购员必须是一名生意人。他/她具有远见;清楚地了解公司的需求;清楚地了解顾客的需求;清楚整体成本的考虑;同时还是个后勤运送专家。
 
  以下为采购员的基本素质要求:
 
  a. 较强的工作能力
 
  采购是一项相当复杂,而且要求很高的工作,采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。
 
  a-1分析能力
 
  由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定,例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此,采购员应具备使用分析工具的技巧,并能针对分析结果制定有效的决策。
 
  采购讲堂:采购员的工作职责
 
  首先,采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因此采购员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化之”。其次,必须具有“成本效益”观念,所谓:“一分钱一分货”,不可花一分冤枉钱,买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入(成本)与回报告(使用状况、时效、损耗、维修次数等)加以比较。

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